Nuestros Servicios MICE
Planificación integral de eventos corporativos en toda Colombia
Como operador líder de turismo de lujo en Colombia, organizamos todo lo que necesita para su evento corporativo en territorio colombiano. Desde la planificación inicial hasta la ejecución en terreno, cubrimos alojamiento, transporte, guías, gastronomía, programas de acompañantes, ocio y seguridad.
Reuniones
Planificación profesional de reuniones y logística. Selección de sedes, montaje audiovisual, catering y transporte, ya sea que organice reuniones o asista a ellas en Colombia.
Viajes de Incentivo
Programas de recompensa personalizados en los destinos más extraordinarios de Colombia. Lujo, aventura, cultura, naturaleza — diseñados para motivar e inspirar a sus mejores colaboradores.
Conferencias
Planificación integral de conferencias y convenciones. Desde el concepto y la búsqueda de sede hasta el presupuesto y la ejecución en sitio en las mejores instalaciones de eventos de Colombia.
Exhibiciones
Apoyo en ferias comerciales y exposiciones para expositores y organizadores. Logística de stands, coordinación de sedes, alojamiento y gestión de asistentes en los centros de exhibición de Colombia.
Incentivos de Golf
Programas especializados de incentivos de golf que combinan los mejores campos de Colombia con experiencias de viaje de lujo. El único operador turístico del país enfocado en turismo de golf.
¿Necesita ayuda para decidir qué servicio se adapta a su evento? Solicite una propuesta or contáctenos directamente.
Servicios MICE completos para empresas internacionales
Operamos en las cuatro categorías formales de la industria MICE más servicios complementarios end-to-end. Cada servicio puede ser puntual (un solo elemento) o integral (logística completa de A a Z).
| Servicio | Tamaño típico | Sectores frecuentes | Duración promedio |
|---|---|---|---|
| Reuniones corporativas | 10 – 100 personas | Finanzas, consultoría, energía, farma | 1-3 días |
| Viajes de incentivo | 30 – 500 personas | Venta directa, automotriz, tecnología, seguros | 4-7 días |
| Conferencias y congresos | 100 – 4,000+ personas | Asociaciones, gobierno, academia | 2-5 días |
| Exhibiciones y ferias | 3,000 – 100,000+ visitantes | Manufactura, retail, B2B sectorial | 2-5 días |
| Incentivos de golf | 16 – 80 jugadores | Real estate, automotriz, lujo | 4-7 días |
Servicios complementarios incluidos
- Selección y reserva de sedes: Acceso preferencial a los 30+ centros de convenciones de Colombia y a 200+ hoteles MICE-capable.
- Logística terrestre: Traslados aeropuerto-sede en flota premium (Mercedes Sprinter, GMC Yukon, buses VIP de 22 a 50 asientos).
- Alojamiento en bloque: Tarifas negociadas en hoteles 4-5 estrellas y haciendas boutique.
- Producción audiovisual: Cabinas de traducción simultánea, switchers de video, mezcla de audio profesional, streaming en vivo, grabación 4K.
- Catering y gastronomía: Coffee breaks, almuerzos plenarios, cenas de gala, food trucks regionales, mixología colombiana.
- Programa para acompañantes: Tours culturales, clases de cocina, spa, compras.
- Branding y producción: Diseño de escenografía, branded environments, gifting corporativo con producto colombiano.
- Streaming híbrido y plataforma virtual: Integración con Cvent, Bizzabo, Hopin, Whova, vFairs.
- Gestión de visados y soporte migratorio: Cartas de invitación, asesoría consular.
Modelo operativo
Trabajamos con un Director de Cuenta dedicado por proyecto, presupuesto transparente con líneas detalladas, contrato bilingüe (español/inglés) y reportes de avance semanales. Para eventos de más de 200 asistentes operamos con equipo en sitio: Coordinador de Producción, Coordinador de Logística, Coordinador de Hospitalidad y Coordinador AV. Compatible con políticas de compras corporativas globales: SAP, Ariba, Coupa.
Modelos de pricing y contratación
Cada uno de los servicios MICE listados arriba puede contratarse en tres modelos distintos según las necesidades del cliente. Estos modelos son compatibles con las prácticas globales de procurement corporativo y han sido validados por empresas Fortune 500 que han operado eventos en Colombia.
| Modelo | Cuándo aplica | Estructura | Ventajas |
|---|---|---|---|
| Project Management Fee (PMF) | Eventos > US$50k | Honorario fijo (8-15% del presupuesto) + costos reales facturados al cliente | Transparencia total, sin comisiones ocultas |
| Net+Markup | Eventos medianos (US$15k-US$50k) | Costos negociados + markup explícito por línea | Cliente ve el costo real y nuestro margen |
| Forfait Per Person | Programas estandarizados (golf, incentive) | Tarifa todo-incluido por participante | Predictibilidad presupuestal absoluta |
Documentación financiera estándar
- Cotización pre-evento con líneas detalladas (sede, F&B, AV, transporte, branding, contingencia, fees).
- Contrato bilingüe español/inglés con SOW (Statement of Work), cronograma, hitos de pago y políticas de cancelación.
- Facturación electrónica colombiana (DIAN) o USD invoice según preferencia del cliente.
- Compatible con SAP, Ariba, Coupa, Concur, JAGGAER y otras plataformas de procurement.
- Reportería de cierre post-evento con conciliación de presupuesto real vs. estimado.
Seguros y cumplimiento
- Pelecanus SAS cuenta con RNT 22192 (Registro Nacional de Turismo, MinCIT Colombia).
- Pólizas vigentes: responsabilidad civil profesional, hospedaje, transporte, todo riesgo evento.
- Cumplimiento NTS-TS 003 (agencias de viajes) y aplicación voluntaria de NTS-TS 006-1 (organizadores de eventos sostenibles).
- Para clientes en sectores regulados (farma, finanzas, energía): firmamos NDA, DPA y cláusulas anticorrupción FCPA/UK Bribery Act.
Recursos Complementarios
Amplíe su planificación con nuestras guías especializadas: Cómo organizar un evento híbrido paso a paso, Sostenibilidad en la industria MICE en Colombia, y nuestras páginas de destino por ciudad: Armenia, Manizales, Cali, Pereira, Bogotá y Cartagena.