Cada evento es diferente. Aquí presentamos tres ejemplos de cómo hemos ayudado a empresas internacionales a crear programas MICE exitosos en Colombia.

Cómo trabajamos con clientes corporativos: tres casos representativos

Cada caso de estudio documenta un proyecto real completado por Pelecanus, con datos del cliente anonimizados pero estructura operativa transparente. Los tres casos a continuación cubren tres formatos MICE distintos: incentivo ejecutivo de un día, retiro de incentivo de 5 días, y conferencia regional de ventas.

¿Qué información comparten estos casos?

• Brief inicial del cliente: Objetivos, número de asistentes, presupuesto-rango, fechas críticas, restricciones operativas.
• Estructura de la propuesta: Sede(s) seleccionada(s), agenda detallada, programa para acompañantes si aplica.
• Componentes operativos: Logística terrestre, alojamiento, AV/producción, catering, branding.
• Resultados verificados: NPS de asistentes, indicadores operativos, fotografía documental.
• Lecciones aprendidas: Lo que cambiaríamos si lo replicamos.

Aspectos comunes en los tres casos

Los tres proyectos combinan: (1) un componente de negocio (presentaciones, sesiones, networking estructurado), (2) un componente experiencial diferenciador (golf, gastronomía premium, cultura local), y (3) producción audiovisual con cobertura completa (foto + video institucional). El modelo operativo Pelecanus —director de cuenta dedicado, equipo en sitio, reportería semanal— se mantiene constante.

¿Su evento podría ser el siguiente caso de estudio?

Si la empresa autoriza compartir resultados (con datos anonimizados), podemos documentar el evento como caso de referencia. Esto suele agregar valor a su propio marketing interno (ROI demostrable del programa de incentivos para Comité Ejecutivo) y nos permite mostrar transparencia operativa a futuros clientes.

Metodología Pelecanus paso a paso

Los tres casos documentados arriba siguen la misma metodología operativa, refinada en 8+ años de operación. A continuación los seis pasos invariables que componen un proyecto Pelecanus, desde el primer contacto comercial hasta el reporte de cierre.

#	Fase	Duración típica	Output
1	Discovery + brief	3-7 días	Documento de brief + tres opciones de propuesta
2	Selección + contratación	2-3 semanas	Contrato firmado + cronograma maestro
3	Producción + logística	4-12 semanas	Plan operativo + checklist proveedores + walk-through
4	Pre-evento (semana T-1)	5-7 días	Equipo en sitio + tests AV + recepción de delegados
5	Ejecución	1-7 días (evento)	Operación en tiempo real + documentación fotográfica
6	Cierre + reportería	10-15 días post	Reporte ejecutivo + paquete audiovisual + conciliación financiera

KPIs típicos que reportamos al cliente

• NPS de asistentes medido con encuesta post-evento (target > 70).
• Asistencia real vs. confirmada (target > 95%).
• Cumplimiento de cronograma sesión por sesión (target 100%).
• Variación de presupuesto real vs. estimado (target < 5% sobre-ejecución).
• Incidentes operativos reportados y resueltos (categorizados: AV, F&B, transporte, alojamiento).
• Métricas digitales si aplicó componente híbrido (registrants, attendees virtuales, watch time, polls).

Sectores donde tenemos casuística operativa

Pelecanus ha operado eventos para clientes en banca y finanzas, automotriz premium, real estate, energía y oil & gas, tecnología B2B, farma, retail de lujo, y asociaciones internacionales. Cada sector tiene particularidades regulatorias (farma con compliance, finanzas con KYC de invitados, energía con HSE) que integramos en el diseño del programa desde la primera propuesta.